A emissão correta da folha de pagamento é uma responsabilidade de extrema relevância para todo o empreendimento, tendo em vista que através dele é possível controlar vários fatores como, as despesas com o salário dos funcionários, bem como, os impostos devidos pelo empreendimento, além de ter um importante papel na regularização das atividades contábeis e fiscais, permitindo que os gestores dos Recursos Humanos se inteirem sobre o procedimento adequado a esta etapa.
Portanto, a empresa deve tomar bastante cuidado e atenção ao apurar estes impostos sobre a folha de pagamento, pois, do contrário, ele estará sujeito a arcar com a incidência de multas e processos trabalhistas provenientes do mal gerenciamento dos encargos.
Legislação que aborda o cálculo da folha de pagamento e relevância da atividade
De acordo com o Artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), e o Artigo 255 do Decreto de Lei nº 3048, de 1999, o processamento da folha de pagamento é uma obrigatoriedade de todas as empresas que contam com a participação de colaboradores, a qual deve discriminar o salário bruto e o salário líquido mensal, além de ter uma atuação operacional, fiscal e contábil.
É através deste documento que o negócio consegue comprovar uma série de procedimentos obrigatórios, como o pagamento de salários, verbas trabalhistas, bem como, o recolhimento dos impostos correspondentes à atividade exercida pela empresa.
Para os funcionários, a folha de pagamento atua mediante a comprovação da renda em processos como financiamento e abertura de crédito, além de também ser obrigatório durante a solicitação da aposentadoria.
Impostos devidos sobre a folha de pagamento
Há uma série de impostos agregados à emissão de folha de pagamento das empresas.
O não recolhimento dos impostos pode colocar a empresa em uma situação junto ao Governo Federal.
Todos os documentos e comprovantes da folha de pagamento dos funcionários devem ser guardados.
INSS
A contribuição junto ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) precisa ser descontada pela empresa diretamente da folha de pagamento.
O INSS tem alíquotas especificas para cada faixa salarial.
Os percentuais sofrem alterações sempre que o valor do salário mínimo é alterado, mas, tanto os empregadores quanto os empregados podem ficar despreocupados, pois, o instituto sempre comunica sobre o reajuste.
FGTS
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço consiste em um recurso criado para o trabalhador no intuito de assegurar alguma quantia caso ele seja demitido sem justa causa.
Este saldo é recolhido parcialmente a cada mês trabalhado para determinada empresa, e deve ser depositado pelo empregador em uma conta aberta da titularidade do funcionário junto à Caixa Econômica Federal (CEF), instituição responsável por administrar o dinheiro.
O desconto corresponde a 8% sobre o salário bruto dos colaboradores celetistas e 2% para o jovem aprendiz.
O trabalhador pode retirar o benefício nas seguintes circunstâncias:
- Financiamento do primeiro imóvel junto à Caixa Econômica;
- Aposentadoria;
- Doenças graves;
- Amortização de dívidas de contrato habitacional.
É importante destacar que este percentual não é descontado sobre a remuneração do trabalhador, porém, precisa constar na folha de pagamento para assegurar que o depósito seja efetuado da maneira correta, por isso, é essencial que o trabalhador compreenda o cálculo da rescisão contratual e saiba quais sãos os seus direitos perante o FGTS.
RAT
O Risco Ambiental no Trabalho (RAT) consiste em uma contribuição previdenciária específica, criada no intuito de custear despesas oriundas do tratamento de acidentes de trabalho ou doenças desenvolvidas através da atividade exercida, também conhecida por doenças ocupacionais.
A alíquota equivalente a este imposto pode variar de acordo com a gravidade e particularidades do trabalho, ou seja, quanto maior for o risco ao qual o trabalhador se expõe, maior é a alíquota.
De modo geral, as taxas são calculadas com base no salário integral do colaborador no decorrer do mês e, são categorizadas da seguinte maneira:
É importante considerar também o Fator Acidentário de Prevenção (FAP), o qual pode alterar de acordo com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), tendo em vista a probabilidade de ocorrer acidentes no ambiente de trabalho.
IRRF
O recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é direcionado aos contribuintes que recebem alguma renda e, quando determinado profissional possui carteira assinada, o valor equivalente ao IRRF já e descontado diretamente da folha de pagamento, tarefa que é responsabilidade do empregador.
Para que isso aconteça é necessário deduzir do salário bruto do colaborador o INSS, os atrasos, faltas, entre outros fatores, de maneira que, o saldo restante corresponde à base de incidência do IRRF.
A partir desta base, é preciso aplicar a tabela de descontos do IRRF, a qual é atualizada periodicamente pelo Governo Federal no intuito de possibilitar a verificação da faixa de incidência agregada à situação de cada colaborador.
Os descontos variam de acordo com a faixa salarial.
Salário-família
Benefício disponibilizado pela Previdência Social ao trabalhador de baixa renda que tem filhos de até 14 anos, ou de qualquer idade que possua algum tipo de deficiência. O pagamento deste recurso se baseia no salário mensal pago ao funcionário.
Sistema S
A contribuição junto ao Sistema S, nome dado ao conjunto de entidades administradas pode federações e confederações patronais direcionadas ao treinamento profissional, consultoria, pesquisa, assistência social e técnica.
Desde abril deste ano, o Superior Tribunal de Justiça estabeleceu que a base de cálculo de contribuições referentes ao Sistema S deve se limitar até 20 salários mínimos, podendo ter diferentes alíquotas para cada entidade.
Neste caso, também é possível haver variações com base no tipo de contribuinte, perante o enquadramento no código do Fundo de Previdência e Assistência Social (FPAS).
Para empresas do Lucro Real e Lucro Presumido
As empresas optantes pelos regimes do Lucro Presumido ou Lucro Real estão sujeitas ao recolhimento de 20% da contribuição previdenciária patronal, incidente sobre o total da folha de pagamento da organização, bem como o RAT e FAP.
É importante mencionar que, dependendo da atividade da empresa, o cálculo pode incidir sobre a receita bruta.
Informações do portal Jornal Contábil